Ένα πραγματικά καλό εργαλείο που έχει αποδείξει την αξία του
Η Ιδέα για μια εφαρμογή αυτού του τύπου υπήρχε από πολύ παλιά στο μυαλό μου και όταν άνοιξαν οι πόρτες για την υλοποίηση ενός εργαλείου που θα ενοποιούσε το έως τότε διάσπαρτο αρχείο και θα έκανε την εργασία μας ευκολότερη και πιο αποδοτική (Αυτόματη παραγωγή εγγράφων και διατήρησή του αρχείου σε ηλεκτρονική μορφή) με καλύτερη ολοκλήρωση, σχεδιάστηκε αυτή η εφαρμογή.
Γίνεται προσπάθεια ώστε η εφαρμογή να καλύψει διάφορα «κενά» που μπορεί να αφήνει το πληροφορικό σύστημα της υπηρεσίας και να βοηθήσει ώστε να απλοποιηθεί η καθημερινή μας εργασία στη Δ.Ο.Υ.
Απλοποίηση διαδικασιών
Ο Βασικότερος τρόπος που έχουμε ώστε να καταφέρουμε να απλοποιήσουμε μια σειρά από διαδικασίες κατά τη συναλλαγή μας με τους φορολογούμενους, αλλά και ως προς την εσωτερική μας λειτουργία, είναι να συλλέγουμε τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη συναλλαγή μας (συμπληρώνοντας μια κατάλληλα σχεδιασμένη φόρμα), και στη συνέχεια να εκτυπώνουμε τα δικαιολογητικά, αιτήσεις κλπ. ήδη συμπληρωμένα.
Ο χρόνος που χρειάζεται μια διαδικασία 10 λεπτών της ώρας για να ολοκληρωθεί, μειώνεται με αυτόν τον τρόπο στα δύο με τρία λεπτά. Η διαφορά αυτή στάθηκε αρκετή για να εξαλείψει τις ουρές παρά τον τετραπλασιασμό του όγκου των συναλλαγών από τα προηγούμενα χρόνια.
Επιτάχυνση εργασιών
Η συλλογή δεδομένων κατά την αρχική λειτουργία της εφαρμογής ίσως φαντάζει ως μια δύσκολη και επίπονη διαδικασία στα μάτια κάποιου ο οποίος δεν έχει δοκιμάσει να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο αυτού του τύπου. Όμως,
- Η συλλογή δεδομένων κατά την αρχική λειτουργία της εφαρμογής ίσως φαντάζει ως μια δύσκολη και επίπονη διαδικασία στα μάτια κάποιου ο οποίος δεν έχει δοκιμάσει να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο αυτού του τύπου. Όμως,
- Επίσης στη συνέχεια, το επόμενο διάστημα, αν ο ίδιος φορολογούμενος επανέλθει, δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί συνήθως παρά ο Αριθμός Πρωτοκόλλου και ο Αριθμός Διπλοτύπου, ανάλογα με τη διαδικασία που εκτελείται.
- Η αυτόματη έκδοση των αιτήσεων, διαφόρων δικαιολογητικών και Υπευθύνων Δηλώσεων, ήδη συμπληρωμένων από την εφαρμογή μας απαλλάσσει από το χρόνο που θα χρειαζόταν για να τα συντάξουμε (και από την πλευρά του υπαλλήλου αλλά και αυτή του φορολογουμένου). Το μόνο που απομένει συνήθως είναι να τεθούν οι υπογραφές!
- Επιπλέον, ο χειριστής της εφαρμογής δεν χρειάζεται να αποσυνδεθεί από την εφαρμογή και να χρησιμοποιήσει άλλο όνομα χρήστη για να κάνει μια εργασία σε άλλο αντικείμενο, αντιθέτως χάρη στο μοντέλο MDI που έχει υιοθετηθεί, καθώς και στην εξυπνότερη σχεδίαση του συστήματος, μπορεί να εργαστεί σε πολλαπλά αντικείμενα. Το κέρδος αυτής της διαφοράς είναι τόσο προφανές που αν σκεφθεί κανείς ότι στο χρόνο που χρειάζεται για να κάνει ο χρήστης log-out και πάλι log-in σε άλλο κύκλωμα (όπως γίνονταν υποχρεωτικά με τ��ς εφαρμογές του Taxis) θα μπορούσε να εξυπηρετηθεί ένας πολίτης.
Ορθή Τήρηση του Αρχείου
Το σύστημα με τη χρήση οδηγών, μπορεί να καθοδηγήσει τον χρήστη του ώστε να ολοκληρώσει μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων, χωρίς να παραλείψει κάποιο από τα βήματα.
Αν προτιμά κάποιος χρήστης μπορεί πάντα να επιλέξει να εκτελέσει τα στάδια μιας διαδικασίας, χωρίς να χρησιμοποιήσει τον οδηγό. Σε αυτή την περίπτωση επίσης το σύστημα με παράθυρα διαλόγου του ζητά τις τυχόν απαραίτητες διευκρινήσεις, όπως στην εικόνα παρακάτω.
Πληροφόρηση
Η μετατροπή διαφόρων στοιχείων σε πληροφορίες, είναι ίσως ο πιο σημαντικός λόγος που έχουμε για να εισάγουμε αυτά τα στοιχεία στο αρχείο της εφαρμογής.
Όταν για παράδειγμα κατά την διαδικασία απόδοσης κάποιου επιδόματος, πρέπει να κάνουμε το σχετικό έλεγχο για το αν ο φορολογούμενος που εξυπηρετούμε εμπίπτει στις σχετικές διατάξεις και δικαιούται να λάβει το επίδομα. Τότε, με την προϋπόθεση ότι έχουν τα σχετικά στοιχεία, αντί να ανατρέξουμε στο έντυπο αρχείο σε καταστάσεις και φακέλους, αρκεί να ανακτήσουμε τα στοιχεία του φορολογουμένου και το σύστημα θα μας παραθέσει ότι πληροφορία μπορεί να εξαγάγει σχετικά με τις προηγούμενες συναλλαγές του.
Συνεργασία
Με την κοινή χρήση του ψηφιακού αρχείου από πολλαπλούς χειριστές (multi-user) έρχεται ως δώρο και μια ακόμα «παρενέργεια», αυτή της δυνατότητας συνεργασίας. Το αρχείο γίνεται διαθέσιμο σε όλους τους χειριστές που έχουν αναλάβει συγκεκριμένους ρόλους και με αυτόν τον τρόπο μπορούν να εργαστούν από κοινού σε μια υπόθεση, να δεχθούν ή να προσφέρουν καθοδήγηση, ή να οδηγήσουν μια υπόθεση στο επόμενο στάδιο της επεξεργασίας της.
Ένα παράδειγμα, είναι το εξής:
Ένας υπάλληλος έχει το δικαίωμα να εκτελεί την εργασία «Άρση ακινησίας», αλλά όχι την «Είσπραξη Τελών Κυκλοφορίας». Επειδή μέρος της διαδικασίας είναι να εξοφληθούν τα τέλη κυκλοφορίας, ο συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί παρ’ όλα αυτά (αν χρειάζεται) να καταγράψει την πληρωμή Τελών Κυκλοφορίας.
Γρήγορη εκμάθηση των αντικειμένων εργασίας και υποστήριξη ως προς τις διαδικασίες
Με εργαλεία όπως